施設管理とは?

施設管理は施設を利用者にとって十分に安全で快適な状態に維持するための取り組みです。

施設管理には広範な領域とロールが含まれます。施設管理の中心は、環境内の施設を利用者と調和させることです。施設管理の成功を決定づけるのは、職場、産業空間、アパートなど、人々が安全で快適に過ごせる環境です。

施設管理の最も重要な側面は健康と安全です。何よりもまず、人々の安全が確保されなければなりません。安全が保たれない換気や有毒な空気、過度な高温/低温、故障や異常動作が起こりがちな旧式の機械、不適切な火災検知・防火システム、出口と安全な避難経路を示す標識の不備、インフラストラクチャの整備不足などが危険となり得ます。

施設が適切に管理されていなければ、健康と安全だけでなく、運営やコストも危険にさらされます。たとえば、老朽化したハードウェアは、完全に動かなくなる前に交換、修理される機会が多くなり、それが運営の中断や遅延につながって収益や生産性の損失の一因となる可能性があります。

また、施設管理者は、生産性や士気に影響する可能性のあるオフィス環境において、人々をサポートする役割も担います。オフィスの配置などの側面は、安全性に大きな影響を与える規定・規制の対象となります。事業継続性計画と緊急時計画も、運営の維持、情報の継続的な収集と分析、ダウンタイムの回避に不可欠です。オフィスレイアウトの管理も欠かせません。たとえば、トイレと給水機へのアクセス、座席配置、インフラストラクチャへの悪影響の可能性、空間利用の管理などがあります。

施設管理者は人と組織、空間とインフラストラクチャを監督します。人と組織には、マーケティング、会計、接客、人事、ICT、清掃などのロールが含まれます。また施設管理者は、職場、建設、リース、占有、メンテナンス、什器関連の空間とインフラストラクチャの取引先も監督します。

施設管理者を必要とするビジネス機能はさまざまです。施設管理者の目的の核となるのは、管理下にあるすべての人々の安全と命を守ることです。施設管理者が機能するレベルは 2 つあります。1 つは戦術面で、空間、ビジネスリスク、コスト、サービスを理解して管理することです。もう 1 つは運営面で、企業環境の占有者に対するコスト効率を管理することです。

  • 防火:火災は命、生産性、資産を失う原因になり得ます。施設管理者はしっかりした計画を常に整備し、計画を明確に伝え、火災の鎮圧や安全な避難方法の提供に必要なツールを配置しておく必要があります。
  • セキュリティ:施設管理者は人と資産の保護を監督します。これにはセキュリティハードウェア、防犯カメラや、警備員などの配置可能な物理的保護が含まれます。
  • 事業継続性計画:火災や盗難、事業運営の完全な機能不全に備えて、施設管理者は、時間の損失と運営の中断を最低限に抑え、事業継続性を支援する計画を整備しておく必要があります。これには、リカバリサイト、バックアップ電源、バックアップソフトウェア、バックアップハードウェアなどが含まれます。
  • メンテナンス:施設管理者は、安全とスムーズな運営のために、適切なメンテナンスが速やかに実施されるよう対処する必要があります。これには、照明の交換から建物自体の維持、塗装、装飾、必要な修理、配管、建築の安全規制への対応など、あらゆるものが含まれます。
  • 環境:組織には環境衛生と安全が不可欠です。何かが安全でなければ、従業員の病気や負傷を招いたり、危険な状況に関連して従業員が健康上の問題を抱えたりする可能性があります。運営が中断され、安全を取り巻くすべてのものがリスクにさらされるだけでなく、企業が法的責任、損害賠償責任を問われることにもなります。
  • 空間の変更:機器の変更、業務の引き継ぎ、スタッフの増加はオフィスレイアウトの変更につながる可能性が常にあります。施設管理では十分に注意してオフィスをレイアウトする必要があり、遵守すべき法規があります。たとえば、各スタッフに必要な広さのスペースを確保する必要があります。建物は消防法を遵守する必要があります。出口と安全な避難経路を示す標識が必要です。適切な温度コントロール、室内の適切な換気、エリアでの十分な照明を確保し、飲料水やトイレなどの設備を整備、メンテナンスする必要があります。
  • 清掃:不衛生なエリアは責任問題になりかねないだけでなく、従業員の士気の低下にもつながります。清掃は一般に、営業時間外に行われます。外観、カーペット、トイレ、ごみ箱の適切な清掃を、週の中の一定間隔で実施する必要があります。

施設管理にテクノロジーを組み込むことが今ほど重要だったことはありませんでした。職場管理システムがデータを収集して意思決定を促進するのが理想的です。施設管理者の務めは、施設に最適の技術システムを特定、実装し、最大限に情報に基づく決定を支援することです。

施設管理者は、さまざまなソフトウェアの選択肢の調査、コストと ROI の計算、メリットとニーズの検討を行い、特定のソフトウェアの機能を理解します。最新のテクノロジーと、それをソフトウェアに組み込む方法を検討します。

組み込み可能なテクノロジーの良い例が、ネットワーク接続デバイス、つまりモノのインターネット (IoT) です。IoT デバイスはデータを自動的に収集し、施設管理ソフトウェアに送信します。ソフトウェアはレポートを生成し、データに基づく意思決定のために探る価値があるデータ傾向を見つけます。

IoT デバイスの例を挙げます。

  • 一酸化炭素センサー:環境内でこの有毒ガスを注意深く観察し、負傷や死亡を防ぎます。
  • 水・電力消費量メーター:使用状況のトラッキングにより、無駄をなくし、サステナビリティを向上します。
  • サーモスタット:温度を自動調節して安定状態を保ち、無駄をなくし、環境内の温度調節を促進します。これにはオフィスの室温や、機械の多い室内の理想的な温度などが含まれます。
  • モーションセンサー:人の存在の検知に応じて照明をオン/オフにする機能を活用します。
  • 火災検知システム:火災が広がって回復不能な損害を引き起こす前に検知、抑止します。
  • RFID トラッカー:建物全体で人の動きを追跡し、特定エリアへのアクセスを制限します。

施設管理ソフトウェアにも次のようなトレンドがあります。

  • 人工知能 (AI):予測分析は、必要な意思決定に関する現在と未来のインサイトをもたらすことができます。機器の損傷や能力低下を検出し、動かなくなる前に修理や交換を行うことができます。AI は意思決定プロセスを加速し、正確に実行できるため、ヒューマンエラーも低減できます。また、AI システムは、リソースの使用状況、パフォーマンス、満足度、従業員のパフォーマンスに関する情報を収集します。
  • クラウドコンピューティング:ソフトウェアは急速にクラウドに移行しています。ローカルネットワークやサーバーの外部からデータとソフトウェアにアクセスできるため、施設管理は容易になる一方です。作業もデータも移植可能です。使用可能なストレージと分析スペースの拡大により、施設の拡張は容易になります。

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