案件管理とは?

法務案件管理は、企業内の法務プロセスと外部の案件管理システムから発生するすべてのタスクを対象としています。

従来、案件管理では、外部の弁護士の関与や電子請求に関わるすべての活動や戦略を管理していました。しかし、多くの場合、それだけでは不十分でした。現在、最新の法務案件管理のアプローチでは、調査、支払い請求、コンプライアンス、紛争、訴訟、契約、知的財産など、企業の社内法務プロセスにより生じるすべてのタスクを対象としています。また、より一般的な側面としては、外部案件管理システムに関連するものもあります。すべての法務を社内案件として開始することで、企業が作業の優先順位付けや割り当てをより適切に行うことができます。場合によっては、外部の弁護士に依頼していた仕事を、最も優秀な弁護士や専任の共有サービスチームが社内で処理することも可能になります。

社内案件管理とは、法務業務チームが法務サービスの提供を最適化するプロセスやツールのことです。

法務インテークを体系化することで、関連する法務サービスのデータを前もって収集でき、社員と法務チームの間の非効率的で時間のかかるやり取りを減らすことができます。また、リクエストを検討したり、複雑なタスクを処理したりする一元的ワークスペースを作成することで、法務チームがより迅速で正確な処理を行うことができます。

簡単に言えば、案件管理は、企業における社内の法的問題への対処と解決の速度、信頼性、一貫性を高める力となります。

案件管理ケース管理という用語が同義語として使われることがあります。しかし、実際にはアプローチが異なり、主体も異なります。

案件管理とは、上述のように、社内の法務と外部の案件の両方を含む、法務業務を管理する包括的なアプローチです。ほとんどの法的問題は社内の問題として発生する傾向があり、企業はそのインサイトを用い、必要に応じて外部の弁護士に依頼することができます。最も効果的な戦略は、このようなタスクを効率化、調整、サポートするために「案件管理」ソフトウェアを利用することです。しかし、大半の案件管理ソフトウェアは、社外の法律事務所ベンダーを中心に設計されているため、案件の背後にある社内の発端を把握し、さらに、企業が社内の利害関係者を関与させて最初に問題に対処し、必要な場合にのみ外部の弁護士を動員するようにするには理想的ではありません。おそらくこの点で最も重要なことは、案件管理とは、あらゆる企業や組織に関連するこのようなプロセスを指すということです。

一方、ケース管理とは、法律事務所やその他の法務組織が用いるタスクや戦略そのものを指します。ケース管理は、訴訟で使用される大量の文書を整理して目を通す必要のある弁護士をサポートするソリューションです。ケース管理ツールは、法律事務所にとっては有用かもしれませんが、他の業界での使用を想定したものではありません。

現代のビジネスにおいて、社内での法的問題は避けて通れないものです。その一方で、法的問題の管理を誤ると、企業全体に深刻な問題を引き起こし、罰則につながったり、誤った前例を作ったりして、後々まで問題を起こし続けることになります。

残念ながら、現代の企業は、法務業務において適切な案件管理を実施するうえで、いくつかの課題に直面しています。その中には以下のようなものがあります。

標準化されたプロセスの不足

信頼できる唯一の情報源や一元管理されたプラットフォームがない場合、社内の法務案件に対処する人々は、プロセスに関して独自の判断を下さざるを得ません。これは、一部の法務チームにとってはメリットかもしれませんが、チーム間のコラボレーションという点では障害となっています。効果的な案件管理のためには、企業全体で法務案件に関わる全人員が標準化されたプロセスを使用する必要があり、そうでなければ真の可視化は不可能です。

情報のサイロによるコラボレーションの阻害

企業に標準化された法的プロセスがない場合、情報のサイロ化が起こります。このサイロが、効果的なコラボレーションの障害となり、各チームが関連する最新の情報にアクセスすることを妨げ、ケースやその他の問題について共通の理解を得ることができなくなります。

一貫していない法務カレンダーと期限

法律上の問題に対処する際、期限を柔軟に変更できることはまずありません。残念ながら、多くの法務チームのメンバーは、独自のカレンダーやリマインダーシステムを使っています。これでは、重要な期限に関して、組織全体の統一が欠けてしまいます。

各部門が手動ツールに依存

スプレッドシート、フォルダー、紙の文書などの手動ツールは、最新の情報を自動更新できません。このような手動のツールやプロセスに依存していると、信頼できる情報へのアクセスを確保するためには、無限に広がるドキュメントの中から常にデータを選別して、更新する必要があります。

セキュリティが常に大きな問題

法的文書は、現代の企業が保有する最も機密性の高いデータの 1 つです。許可された人員だけがアクセスできる、信頼性の高い標準化されたセキュリティ対策がなければ、企業が重大なリスクを負うことになります。

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