従業員セルフサービス (ESS) とは？
従業員セルフサービス (ESS) とは、多数の人事タスクと管理タスクを従業員が自分で処理できるようにするテクノロジーのことです。
優れた企業の基盤は、献身的な才能ある従業員です。ただし従業員のサポートには、大変な管理作業が必要です。特に人事部門は、効率と正確性の改善が常に求められています。人事部門は、給与手当の処理や、必要だが時間のかかる大量の事務作業、従業員データの管理に時間の大半を取られることが多く、本当の意味で企業にとっての戦略的資産になることができません。
従業員セルフサービスはこのような負担の多くを軽減するように設計されており、重要なタスクをデジタル化して自動化します。従業員もまた ESS によって自分のデータを直接コントロールできるようになります。
ESS は経験豊富な人事チームの代わりとなるようには設計されていません。反復的なタスクから人事部門を解放し、従業員が人事情報と機能に直接アクセスできるようにします。ESS の機能を強化すると、次のような多数のメリットが得られます。
- コストの削減
これまで人事の時間の大半は、従業員からの問い合わせの回答と従業員情報の処理に消費されてきました。これらの多くの仕事を ESS に任せることで、人事部門の負担が軽減されます。人事部門が戦略的パートナーになって重要なタスクに集中できるだけでなく、人事担当者の追加採用やトレーニングを行う必要性も低減します。 - 休暇管理の改善
効果的な ESS システムは、休暇申請承認プロセスの多くを自動化します。従業員は有給休暇の時間数をシステムで追跡し、申請を提出できます。申請は適切な承認チャネルを通して自動送信されます。さらに、マネージャーも ESS を使用して、病欠の追跡、時間的傾向の特定、従業員の欠勤計画策定方法の改善を行えます。 - 経費管理の精度向上
ESS は経費報告プロセスを簡素化します。従業員は、自動化された承認と払い戻しを簡単に利用できます。従業員ポータルを利用して、インターネットに接続できるデバイスから経費を管理し、出張中でも経費を効果的に管理できます。 - 給付の管理が簡単
ESS では、承認されたユーザーが従業員の給付に関連するすべての情報を追跡して監視します。給付金の詳細な範囲や、支払の履歴、雇用主と従業員の分担割合がわかる他、明細の確認、資格と加入状況の追跡、給付金プログラムの登録も 1 か所で行えます。 - 従業員の自律性が向上
カスタマイズされた従業員ポータルなどの ESS ソリューションは、従業員を管理下に置きます。従業員に権限を与える便利な ESS によって、従業員は自身の人事管理に積極的に関わり、情報に基づいて行動し、責任を持つことができるようになります。 - コンプライアンスが向上
EEO、FMLA、OSHA など、国の法律や規制に従わない企業には、厳しいペナルティが科されます。従業員セルフサービスプラットフォームは、コンプライアンス報告の正確性と説明責任を確保します。レポートを自動化する、コンプライアンス情報を適切な書式にする、法規制の改正をユーザーに通知する機能を備えている場合もあります。 - 情報へのアクセスが容易
人事情報が単一のデータベースに一元化されているので、あらゆるレベルの従業員が質問の回答、承認済みの手順、重要なドキュメントがどこで見つかるかを正確に把握できます。 - 信頼性の高い分析
ESS システムは、大量の使用状況データを追跡して収集します。マネージャーは、組み込まれた分析プログラムを使用して、キャンペーンや取り組みの効果を評価し、信頼性の高い人事インサイトを考慮して将来について意思決定できます。
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