従業員オンボーディングとは

従業員オンボーディングは新入社員を会社と企業文化に溶け込ませるプロセスです。トレーニング、ツール、ドキュメントなどが含まれます。

従業員オンボーディングは、ビジネスプロセスの中でも、組織に固有であると同時に、ほぼ普遍的なプロセスです。あらゆる業界のあらゆる企業が何らかのオンボーディング手順を取り入れています。しかし、オンボーディングプロセスの詳細は、当然組織ごとに異なります。変わらないのは、効果的なオンボーディングプロセスを持つことの重要性です。新入社員に必要な情報をすばやく提供できることは、生産性の観点だけでなく、企業文化や価値の面でも重要です。

オンボーディングは、採用・面接プロセス以外で新入社員が会社と実質的に初めて接触するプロセスです。さらに、正式な従業員として経験する初めてのインタラクションでもあります。

この第一印象は重要です。エクスペリエンスが新入社員にとって期待外れであったり、オンボーディングプロセスがわかりにくかったり、秩序がなかったり、正式がスケジュールやプロセスが決められていなかったりした場合、在職期間全体がネガティブな雰囲気になる可能性があります。逆に言うと、効果的なオンボーディングプロセスは、新入社員が仕事に慣れ、企業文化を理解して受け入れ、相互に有益な関係を築き、自分の目的と期待を明確化する助けとなります。

最後に、オンボーディングプロセスの簡素化は、人事部門の負担軽減に役立ちます。組織の根幹を支えるこの部署が費やす時間の多くを他のタスクに向けることができます。

あらゆる業界や市場の企業に通用する、標準化された単一のプロセスは存在しません。実際、企業には自社固有のニーズと新入社員のニーズに対応するオンボーディングプロセスを開発する負担が発生しています。とはいえ、このプロセスは多くの場合、一般的な道筋をたどります。これには以下のステージが含まれます。

内定の受諾

オンボーディングプロセスは、採用候補者が内定を正式に受諾して採用プロセスが終了したところから始まります。採用候補者が入社を約束したら、採用担当マネージャーは、人事部門に通知し、入社予定者と相談して入社日を決定し、入社予定者がオファーレターに署名して返却するよう対処する責任があります。

次に、人事部門は、新入社員が必要な書式と雇用条件通知書一式を受け取るよう対処する責任があります。

従業員オンボーディングプロセスを示すグラフィック

プレオンボーディング:オンボーディングの準備

組織は新入社員のオンボーディングに際し、多くのハードルに直面します。具体的には、新入社員が自分は歓迎されていると感じたい、自信を持ちたい、生産性の観点から早く状況を把握したいという気持ちが、一貫性のないオンボーディングエクスペリエンスによって阻まれる可能性があります。効果的なオンボーディングを実現するために、人事部門は人材開発チーム、部門の責任者、その他の利害関係者と協力し、ロールベースのテンプレートを作成する必要があります。その後、マネージャーは、それらのテンプレートを使用して従業員に固有のオンボーディングプランを作成できます。

入社初日:新入社員の歓迎とオリエンテーション

新入社員が初日に出社したら、仕事を始めるための機器、ツール、リソースを利用できるようにすることは組織の責任です。新入社員用のワークスペースの準備、必要なハードウェアの申請を行い、会社の基本ソフトウェアの使用権限を付与します。同様に、物理的な職場に出社する予定のないリモートワーカーには、仕事を始める前にアクセス権を与え、ソフトウェアを使用できるようにする必要があります。

新入社員の直属の上司やマネージャーは、新入社員を広く紹介、歓迎するメールを組織全体に送信する必要があります。また、新入社員の出社時に出迎え、施設を案内し、チームメンバーと組織のリーダーに紹介する役目を誰かにアサインする必要があります。ハイブリッドワークやリモートワークの環境でも、出迎えと施設やリソースの案内、チームメンバーの紹介は重要です。ビデオトレーニング、オンラインチュートリアル、さらにビデオ通話によるリモートでの簡単な自己紹介も、リモートワーカーに自分が歓迎され、受け入れられていると感じてもらうのに大いに役立ちます。

人事部門は、オリエンテーションミーティングを開き、会社の価値観と目標の概略を示し、重要なポリシーを説明する必要があります。必要なトレーニングプログラムに新入社員を登録し、定期ミーティングのメンバーとして追加します。また、新入社員の 3 か月評価のスケジュールを設定します。

第 1 週:会社、従業員、ロールの紹介

最初の 1、2 日で重要な事務的タスクを片づけたら、マネージャーは、第 1 週の残りのほとんどを、新入社員が自分のロールと会社に溶け込めるよう支援することに集中できます。入社から約 1 週間後に、上司は新入社員とのミーティングを設定し、社員の感想を聞き、フィードバックや質問がないかを尋ねます。

この時点で、人事部門は、新入社員が必要な書式と書類一式を受け取って記入したこと、また新入社員が生産的に職務を遂行するために必要なすべてのリソースを利用できることを確認する必要があります。

1 か月目:継続的な教育とトレーニング

新入社員が社内で自分のロールに慣れてきて仕事の手順を身に付けたら、マネージャーは、新入社員の仕事の品質を評価できるようになります。新入社員とのミーティングを設定し、関連するパフォーマンス測定基準に向き合い、フィードバックの提供、課題の検討を行い、新入社員が懸念を抱いている場合はそれに対応します。

このステージでは、継続的な改善を習慣化することが重要です。新入社員が慣れたタスクだけで満足するのではなく、さらなる成長に向かうよう後押しします。可能であれば、必要に応じて、より高度なトレーニングコースに登録します。新入社員が仕事関連の教育の選択肢を追求するときはサポートします。

3 か月目:評価とフィードバック

3 か月後、新入社員は自分のタスクを比較的容易にこなし、パフォーマンス測定基準を理解し、企業文化と価値観に慣れ、マネージャーや直接関係するチームメンバーとの働き方を理解している必要があります。この時点で、多くの組織はオンボーディングプロセスが終わったと感じます。

このマイルストーンを示すために、新入社員とのミーティングを設定し、進捗の評価と、さらなるフィードバックの収集を行います。オンボーディングプロセスを経た後、新入社員から、今後入社する社員向けオンボーディングプロセスの改良や改善に役立つ貴重なインサイトを得られる可能性があります。一部の組織は、オンボーディングプロセスの締めくくりとして、6 か月後の振り返り・レビューミーティングを設定することがあります。

在宅勤務

オフィス勤務の従業員と同様、リモートワーカーにとってもオンボーディングが重要であることに留意する必要があります。オフィスに出勤しない可能性のある新入社員が入社するときは、必要なハードウェアの送付とビデオ会議のセットアップ、重要なポリシーの説明、目標のすり合わせを行い、リーダーやチームメンバーへの紹介の場を設けます。新入社員の入社初日には、新入社員からの質問に答えられるように誰かがオンラインで待機するようにします。

リモートワークでは潜在的なハードルが多数生じます。特に、人付き合いや人間関係といった企業文化の側面は懸念事項となります。リーダー、人事部門、チームメンバーは、新入社員が自分はチームの一員だと感じることができるよう、特に努力する必要があるでしょう。

効果的なオンボーディングは本来、ポジティブで相互に有益で長期的な従業員エクスペリエンスの土台を作るための戦略に他なりません。このような説明では簡単に思われるかもしれませんが、実際は全社規模のコラボレーションが必要となる、複雑で統合的なプロセスです。より具体的には、IT 部門と人事部門は、各新入社員が生産的な一人前のチームメンバーへと移行するために必要なすべてのものを、従業員オンボーディングによって提供できるように協力する必要があります。

従業員オンボーディングにおける IT 部門と人事部門のポジティブな連携を推進するための 5 つのステップをご紹介します。

新しい作業チームを編成する

成功する職場戦略には IT 部門、人事部門、施設部門間の文化的変革が必要です。チームの編成と連動して新しいスキルと人材を定義し、アイデア出しとチーム間のワークフローを促進するのが理想的です。

共有サービスにおける能力、人材、責任を強化する必要があります。組織は分散化されたサービスデリバリーモデルを再設計し、仕事上のより良い関係を育て、エクスペリエンスの目標について連携を図ります。「ピープルイネーブルメント」の領域も、定型の業務範囲を超えて進化しています。

職場の変革とはテクノロジー、人材、変化の組み合わせです。企業は新しいテクノロジーの実装を成功させるために、テクノロジーを統括するチームを教育、育成する必要があります。IT 部門には、データサイエンスチームや深いスキルを備えたその他のチームが一貫して追加され、UI をはじめ、テクノロジーが人々にもたらす感覚に重点的に取り組みます。モバイル用の人事ソフトウェア、アプリケーション、システムの構築に注力することで、職場内に連結用のコンポーネントを作成し、従業員オンボーディングエクスペリエンスを創出します。

テクノロジーへの投資に早期に集中する

企業はクラウドベースのソリューションを徐々に採用し、他のテクノロジーと組み合わせてエンタープライズグレードのデジタルシステムを実現しています。IT 部門と人事部門は、テクノロジーによりビジネスの課題に取り組むだけでなく、オンボーディングプロセスの中で従業員の期待に応えることをますます優先するようになるでしょう。

単一のデジタルエクスペリエンスプラットフォームを使用する

オンボーディングは新入社員にとって難しく、わかりにくいプロセスになりがちです。一方、新入社員は自分が理解できていないように、あるいは困っているように見られることを望んでいません。そのため、マネージャーやチームメンバーに質問することを躊躇する場合があります。

一元的なデジタルエクスペリエンスプラットフォームの形をとる従業員セルフサービスオプションは、従業員の一般的な疑問に答える、使いやすい一貫したソリューションを提供します。これは従来、新入社員の助けとなってきたさまざまな Web サイト、ホットライン、ポータル、その他のチャネルよりも多くのメリットをもたらし、統一された人事エクスペリエンスを実現します。従業員はニーズに対する解決策を 1 か所で見つけることができます。

タスクの自動化にとどまらず、エンドユーザーエクスペリエンスのための設計へ

オンボーディングエクスペリエンスの改善、データの精度の向上、効率化、不可欠なワークフローの確立を実現しながら、エラーを減少させるためには、自動化が欠かせません。しかし、タスクの自動化と個々の問い合わせへの対応だけが、従業員オンボーディングエクスペリエンスの変革を構成するわけではありません。

オンボーディング期間は、おそらく他のほとんどの時期よりも、従業員の在職期間の雰囲気を決定づける可能性があります。人事部門と IT 部門は連携して、オンボーディング期間内でインパクトの強いこの瞬間を見直し、従業員エクスペリエンス中心のポジティブなプロセスを提供し、自動化と他の関連テクノロジーによって支えることができます。

進みながら改善する

入社初日に自分の職務や責任のすべての側面を完全に理解している新入社員はいません。進みながら学び、学びながら改善するのです。同様に、従業員オンボーディング向上のための人事部門と IT 部門の間のコラボレーションは、継続的、反復的なプロセスにする必要があります。

上向きの動きを確実にするために、新入社員と既存社員が懸念の共有や提案ができるフィードバックチャネルを確立します。意向に関する簡単なサーベイから、活発なフォーラムまで、このようなオプションは必要なインサイトを得てオンボーディングエクスペリエンスを最適化するのに役立ちます。

オンボーディングは難しいプロセスである必要はありません。効果的なオンボーディングソリューションを構築した事例をいくつかご紹介します。

Asurion

Asurion は、高評価のサービスを通して、世界中の 3 億人以上の人々のためにテクノロジーの可能性を最大限に引き出しています。同社は競争の激しい労働市場で事業を展開しています。人材を引きつけ定着させるためには、優れた採用チームに投資し、オンボーディングプロセスを通して新入社員に素晴らしいエクスペリエンスを提供することの重要性を強調する必要があります。

Asurion はそれらのニーズを満たすために ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions を選びました。ServiceNow は一元的な Employee Service Center を提供し、採用担当マネージャー向けに直感的なオンボーディングチェックリストを示し、タスクの管理とアサイン、新入社員へのターゲットを絞ったコンテンツの配信を支援しています。新入社員は従業員セルフサービスオプションにアクセスし、一般的な問題の解決策を見つけることができます。

Schneider Electric

電力管理分野のトップ企業である Schneider Electric は、最初のカスタマーサービスデリバリーを変革する取り組みが複数計画されている問題に直面していました。人事部門は、IT 部門とは異なるエクスペリエンスを運用していました。カスタマーサポート用の異なる電話番号と旧式のチケットシステムを使用しており、アップグレードオプションは限られていました。

Schneider Electric は ServiceNow と連携し、IT Service Management をモダナイズし、133,000 人の従業員に顧客向けのようなエクスペリエンスを提供できるようになりました。1 つの一元化された従業員エクスペリエンスプラットフォームにより、全部門の新入社員は、業務に不可欠なリソースにすぐにアクセスできます。

ServiceNow

ServiceNow の人事チームは ServiceNow HR Service Delivery ソリューションを使用しています。従業員には素晴らしいエクスペリエンスを提供したいと考えています。ポジティブなオンボーディングにより、従業員と当社との間に強い絆が生まれることを知っているからです。ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions を使用して手作業から自動システムに移行しました。その結果、オンボーディングプロセスの加速と簡素化が可能となりました。

今や、オンボーディングは効率化されただけではなく、より速くなりました。新規採用時の社員のエクスペリエンスは 3 日から数時間に短縮されました。新入社員が今必要としているものを提供できるため、入社初日の不安な状況から、経験を積んで自信に満ちた貢献者に迅速に移行できます。

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions は、新入社員を組織に溶け込ませるための強力な詳細計画です。Enterprise Onboarding には次のようなメリットがあります。

  1. 従業員エクスペリエンスの向上
  2. 全社的な生産性の向上
  3. 大切な瞬間のための設計
  4. ターゲットを絞ったコンテンツ

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions の詳細をご確認いただき、新入社員に早期に活躍させるためにお役立てください。

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