従業員ドキュメント マネジメント

ServiceNow® 従業員ドキュメント管理により、従業員ファイルをペーパーレスで簡単に管理し、保持ルールを設定して企業および法的規制に対応できます。自動ファイル削除および訴訟ホールドのビルトインサポートにより、効率とコンプライアンスが向上します。ドキュメントアクセス用の権限を定義してファイルの即時取得を許可することで、セキュリティと機密性を強化できます。

メリット

効率の向上およびセルフサービスの拡充:生産性、セキュリティ、およびコンプライアンスのサポートを強化します。

単一ソリューションによる容易なアクセス制御:ドキュメントおよび従業員プロパティに基づいて、すべてのドキュメントをセキュリティ保護します。

ケース関連ドキュメントを自動的に移動:人事サービスデリバリーケースから従業員ファイルまで対応します。

アプリケーションの特長

保持およびパージ、セキュリティアクセス、訴訟ホールドのドキュメントポリシーを設定します。

ドキュメントタイプリストのページの例

保持およびパージ、セキュリティアクセス、訴訟ホールドのドキュメントポリシーを設定します。

従業員が、その従業員プロファイルに関連付けられたドキュメントの一部またはすべてにアクセスできるようにします。

プロファイルページの例

従業員が、その従業員プロファイルに関連付けられたドキュメントの一部またはすべてにアクセスできるようにします。

必要に応じて、個人またはドキュメントタイプに訴訟ホールドを設定します。

「最近閲覧したファイル」ページと訴訟ホールドの例

必要に応じて、個人またはドキュメントタイプに訴訟ホールドを設定します。

機能の詳細

すべて
  • 保持ポリシー

    各ドキュメントタイプ別に保持期間を定義します。ドキュメントタイプの条件に基づいた複数の保持ポリシーを指定し、地理的位置などの異なるユーザー属性を設定します。

  • 訴訟ホールド

    ドキュメントタイプまたは従業員に訴訟ホールドを適用し、対応するドキュメント保持ポリシーを自動的に中断します。訴訟ホールドのドキュメント記録は、更新および削除できません。

  • 従業員アクセス

    ドキュメントへの従業員によるアクセスは、ドキュメントタイプ別に有効化できます。有効化すると、従業員は自分のプロファイルに該当するドキュメントに簡単にアクセスできます。従業員は、必要に応じてこれらのドキュメントを表示およびダウンロードでき、人事への連絡は不要です。

  • セキュリティポリシー

    表示および書き込みアクセス権をドキュメントタイプ別に簡単に構成して、アクセス制御できます。セキュリティポリシーで消去承認を管理し、ドキュメント消去の認証に必要なユーザーグループを設定できます。

  • ドキュメントの一括アップロード

    サードパーティ製クラウドソリューションまたはローカルファイルシステムからドキュメントを一括インポートします。

  • 監査記録

    システムでの各従業員ドキュメントの作成またはアップロードから消去まで、監査記録を完全に表示します。

リソース

従業員ドキュメント管理は人事サービスデリバリーの一部です

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