プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) とは？

「プロジェクトポートフォリオ管理」という用語は、本来、プロジェクトのグループを管理するためのあらゆる戦略を指す用語ですが、成功する PPM は、確立された 5 つのステップに従う傾向があります。組織はこれらのステップにより、実行する可能性のあるプロジェクトの範囲を完全に把握し、ROI、効率性、リスク、戦略的整合性などに基づく事前定義された選択基準を満たす選択肢だけが残るように、プロジェクトを改良できます。

言い換えると、PPM の 5 つのステップは、企業が優先順位を決め、採算の取れないプロジェクトを一掃し、最も影響力の大きいプロジェクトのみに時間とリソースを集中できるよう支援します。また、承認されたすべてのプロジェクトが会社の戦略の範囲内で機能し、ポートフォリオがリスクと成果の点でバランスの取れたものになるようにします。

以上の点を踏まえると、5 つのステップは次のようになります。

プロジェクトポートフォリオ管理は、プロジェクトがビジネスの成功に貢献できるようにするうえで不可欠なツールです。しかし、まず「成功」それ自体を定義しなければなりません。PPM を開始する前に、組織の戦略目標を明確にし、プロジェクトを評価するための指標も決定する必要があります。評価基準にはさまざまなものがありますが、一般的には「財務的目標」か、戦略の整合性、技術的な実現可能性、市場の魅力といった、その他の「スコアリング指標」に基づきます。

成功と価値の明確な定義がなければ、企業は具体性に欠ける基準に基づいてプロジェクトを選択せざるをえず、ポートフォリオはリスク、報酬、または戦略的関連性の点でバランスが悪いものになります。

戦略的目標が特定され、成功と価値が定義されたら、組織は基盤を構築し直してプロジェクトポートフォリオの作成を開始することができます。

顧客のフィードバック、従業員、マネージャー、戦略的計画、コンプライアンスと規制の要件から得た洞察を基にして、可能性のあるプロジェクトをすべて集めることから始めます。次に、現在進行中のプロジェクトをプロジェクトインベントリに追加して、それらのプロジェクトも評価し、適切だと認めるか中止できるようにします。ステップ 1 で確立した基準に照らし合わせて評価できるように、これらのプロジェクトに関するすべてのデータを収集します。それぞれの候補プロジェクトを、完了するまで確認するために必要な依存関係とリソースの見積もりも含めます。これらの数値は、現時点では完全に正確である必要はありません。この段階で可能性のあるプロジェクトを特定するには、概算で十分です。ただし、プロジェクトの数が増えれば実施前により正確な検証が必要になることを理解しておいてください。

プロセスの次のステップは、ポートフォリオ全体の価値を最大化するプロジェクトの組み合わせを決定することです。すでに確立されている評価基準を基にして、候補プロジェクトを比較・ランク付けするチャートを作成します。ランク付けは、推定される財務価値やその他の価値スコアに基づいて決定できます。チャート上の各プロジェクトは、価値の高いものから低いものへと並び替えましょう。

すべての候補プロジェクトをランク付けしたら、最も価値の高いプロジェクトを優先した空きリソースの割り当てを開始します。リソースが不足したら、「予選通過ライン」を定めて、ポートフォリオに含めるプロジェクトと含めないプロジェクトを暫定的に決定し、リソースを割り当てるのに十分な価値がなかったプロジェクトを除外します。このポートフォリオは確定したものではなく、次にそのポートフォリオについて話し合い、レビューし、監視する必要があります。プロジェクトの優先順位付けステップは、単に基準値を確立するものであり、後の意思決定のためのデータを提供することが目的です。

プロジェクトポートフォリオ管理の初期のステップでは、リソースとコストの見積もりを基にして、プロジェクトの価値とリターンについて概要レベルの抽象的な見積もりを作成します。ただし、ポートフォリオが完成に近づくにつれて、これらの見積もりを検証しなければなりません。検証は、実際にプロジェクトを実行し、より具体的な数値を提供できる人物と協力して行います。考えられるボトルネック、スキルの存在、依存関係、プロジェクトの実現可能性に影響を与えると思われるその他の要因について検討します。

不明な変動値は常に存在しますが、詳細な情報を基に実現可能性を検討することで、成功する可能性が極めて高いプロジェクトだけをポートフォリオに入れることができるでしょう。

提案されたポートフォリオが改良され、合意され、個々のプロジェクトが適切に検証されたら、最後のステップはポートフォリオの実施です。プロジェクトを開始し、パフォーマンスの測定を開始し、各プロジェクトの進捗状況を監視し、プロジェクトを継続的に管理して、決められた目標を達成しつつあることを確認します。

PMO とプロジェクトマネージャーは、このステップで緊密に連携し、ポートフォリオマネージャーと足並みを揃えて、関連するパフォーマンスデータを収集し、リソースの割り当て・再割り当てを行い、レビューをスケジューリングして開始する必要があります。また、これらの利害関係者は、必要に応じてポートフォリオとその構成プロジェクトを変更する準備ができている必要があり、その能力を備えていなければなりません。この最後のステップはポートフォリオの全期間を通じて継続します。