ビジネスプロセスの自動化とは？

先述のとおり、基本的にどの部署やシステムでもさまざまなタスクのプロセスを自動化できます。それでも、特に自動化のメリットが大きいプロセスは存在します。自動化を導入する際は次の要素を考慮する必要があります。

• 作業量
  必要とされる一連の作業がどれだけ複雑かを考えます。多くの手作業が含まれるプロセスでは人手に頼る必要がなくなるので、自動化による大きなメリットが得られます。

• 関係する人員数
  プロセスにさまざまなレベルの多くの従業員が関わる場合、BPA はすべての作業を円滑に進める手助けとなります。特定の業務を自動化し、日常業務から従業員を解放することにより、効率性とスピードが高まります。

• 時間の重要性
  企業が業務を自動化して効率化できるかは、納期への対応に大きな違いをもたらします。重要ステップの自動化は、ターンアラウンドタイムの短縮につながります。

• 他のプロセスへの影響
  他のプロセスやシステムと相互に関連しているプロセスは、正確性が大きく影響します。自動化によって適切なデータを確実に処理できるため、従属するプロセスは適切に動作するのに必要な情報を取得できます。

• 可視性のニーズ
  他のプロセスやシステムと相互に関連しているプロセスは、正確性に大きく依存しています。自動化によって適切なデータを確実に処理し、正確な情報をもとに従属するプロセスを正しく機能させることができます。

• コンプライアンス要件
  法規制には常に慎重な対応が必要です。プロセス自動化は最新の規制変更に対応し、違反による罰金を避けるために有用です。

ビジネスプロセス自動化の導入には、3 つの基本的なオプションがあります。

• プロセス自動化のカスタムソリューションを新規に構築
• ポイントツーポイントのインテグレーションを使用して特定の業務プロセスのみを自動化
• 既製のビジネスプロセス自動化プラットフォームを使用

社内で作成するカスタムソリューションは自動化の機能を決める自由度が増しますが、IT チームによる構築とメンテナンス工数が大幅に増えます。プロセス自動化の完全カスタムソリューションは通常、API を使って最新システムに接続することができない複雑なレガシーシステムを持つ組織で採用されます。

ポイントツーポイントのインテグレーションはカスタムソリューションよりもコストを抑えられ、自動化の対象を選ぶことができますが、多くの場合に習得が難しく、メンテナンスや修復が難しい状況に陥りがちです。さらに、このような BPA にはユーザーガイドがなく、セットアップの担当者が退職すると、長期的にシステムを機能させることができなくなります。

プロセス自動化ツールへの投資は、確実でコスト効率のよいソリューションを利用でき、カスタマイズも可能です。チュートリアルやトレーニング、ツールプロバイダーからのサポートも得られ、自動化ソリューションの導入を簡単に完了できます。