強固なデータ分類基盤で運用リスクを低減する


所属グループが ServiceNow における候補者のエクスペリエンスを見直します。People with Disabilities at Now は、認知度を高め、エンゲージメントを強化することで、ServiceNow の基盤に重点を置いています。

Alcon Laboratories は、70 年以上の歴史を持つ、アイケアのグローバルリーダーです。同社は、視力を向上させ、人々の生活を向上させるための幅広い製品ポートフォリオを提供しています。毎年、140 か国以上で 2 億 6,000 万人を超える人々が、白内障、緑内障、網膜疾患、屈折異常などの症状に対応するために、Alcon の手術用製品および視力ケア製品を利用しています。 

正確かつタイムリーなデータ分類は、医療機器業界のほとんどの企業にとって大きな課題となっています。GDPR、HIPAA、GxP などの規制要件は、データの追跡と保護が適切でない企業に多額の罰金を課す可能性があります。

一度の評価で、多くを満たす

Alcon の目的は、運用リスクを低減し、ServiceNow を活用したエンジンを介して統合データ分類を使用し、7 つのサイロ化されたビジネス機能と関連プロセスを調整することでした。目標は、一度の評価で多くを満たすことです。具体的には、Alcon はアプリケーションをクラウドに移行し、単一のエンジンを使用して新しいアプリケーションをオンボードする際に、機密性、整合性、可用性、および法令遵守の要件を評価する必要がありました。プロジェクトには、以下のような多様な利害関係者が参加していました。

  • IT

  • 情報セキュリティ

  • 事業継続性

  • プライバシー

  • GxP

  • 倫理およびコンプライアンス

  • 調達

コラボレーション戦略

Alcon は、Edgile のチームを招集して、アプローチを ServiceNow を中心としたデータ分類へ変換できるようにしました。 

短期間で成果を上げて機運を高め、将来の成功に向けた基盤を築けるようにするために、両社は Edgile の「5 パスモデル」をベースにしたプロセスを共同で開発しました。その中には以下の要素が含まれています。

  • パス 1:リスク登録 - リスクとコンプライアンスの要件を定義する。

  • パス 2:適用性マトリクス - 動作環境に要件を適用する。

  • パス 3:診断 - 機能と潜在的なギャップを迅速に特定し、結果を文書化する。

  • パス 4:詳細なアセスメント - リスクを評価するために実際の管理手段を文書化し、ポリシーの例外を特定する。

  • パス 5:管理とテスト - 証拠とサンプリングによるテストを実施し、改善案を文書化する。


また、具体的な「構築哲学」もプロジェクトの指針となり、リソースと労力の最適化に役立ちました。

  • 最初にレポート - ソリューションが経営陣の目標を解決し、難しい課題にすばやく対応できることを確認する。

  • 複数回のウォークスルーによる迅速な構築 - 意外性を減らし、ソリューションがユーザー受け入れテストに対応できることを確認する。

  • トレーニングとコミュニケーション - 必要な組織変更管理が行われ、確実に採用されるために必要なスキルをユーザーが持っていることを確認する。

  • 最後にワークフロー - ワークフロー、通知、その他のアラートを通じて自動化し、可能な限りスムーズなプロセスになるようにする。


このプロジェクトの成功に貢献したその他のベストプラクティスとしては、構成とカスタマイズへのこだわり、構築の早期プレビュー、堅実なユーザー受け入れテスト (UAT) 計画などがあります。

学んだこと、達成した結果

Alcon チームと Edgile チームは、プロジェクトの最終的な成功と、複数の利害関係者とアジェンダの整合性を保つためには、プロジェクトの初期段階で強力なコミュニケーションと認識が不可欠であることに気付きました。また、GxP の検証プロセス、フォーム、プロトコルに精通しているチームメンバーがいることも非常に有益であることが証明されました。最後に、迅速な構築とレビューのサイクルを重視したことで、必要な変更を早期に特定し、遅延を防ぐことができました。 

最も重要なのは、単一エンジンでプライバシー、GxP、倫理とコンプライアンス、調達、IT と情報セキュリティを満たすことができるようになったことです。最終的にはレポートと分析にかかる時間が 70% 削減されます。自動化された評価、一貫性のあるレポート、フォローアップアクティビティのワークフローチケットによる明確なアクションと説明責任は、すべて Now Platform を介して一貫して追跡および管理されるようになりました。

Alcon の IT コンプライアンスサービスデリバリーマネージャーである Tami Gieder 氏は、このプロジェクトが他の方法でも成果を上げていることを実感しています。「最も驚いたことは、文化のシフトでした」と言います。「私たちは、プロジェクトに関わる他のチームとより協力的な関係を築くことができました」

詳細については、ServiceNow Knowledge 2020 のセッション「グローバルライフサイエンス企業がデータ分類に Now をどのように活用しているか学ぶ」をご覧ください。

ServiceNow のガバナンス、リスク、およびコンプライアンスの詳細をご覧ください。

 

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