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応募者プライバシーステートメント

2019 年 3 月 20 日より施行

目的と範囲

この応募者に関するプライバシーステートメント (以下「応募者に関するステートメント」) では、子会社および関連会社 (以下総称で「ServiceNow」、「当社」、または「私たち」) を含む ServiceNow Inc. のプライバシー慣行について説明します。この慣行は、採用応募者 (以下「応募者」および「応募者の皆様」) からの個人情報の収集、使用、および開示に適用されます。採用には、応募ポータル、ウェブサイト、またはその他の人材採用チャネル (以下総称で「応募サイト」) を通じて ServiceNow に応募するインターンシップも含まれます。

本ポリシーにおける各用語の定義は以下のとおりです。

  • 採用応募者」とは、当社の人材採用に対する現在または以前の応募者を意味します。
  • 応募者データ」とは、応募に関連して面接プロセスの一環として処理される情報を意味します。

情報の取得方法

以下に詳述するとおり、当社は、訪問者から、訪問者に関する当該カテゴリに分類される複数の種類の情報を概括的に収集します。

  1. 応募者が応募者データとして自主的に当社に提供する情報
    • 連絡先情報 (たとえば、氏名、住所、メールアドレス、電話番号)
    • 国籍と移民ステータス
    • 職位
    • 報酬情報 (たとえば、株式持分や付与された株式持分に対する権利の詳細)
    • 身元調査および薬物スクリーニング情報 (法律で許可または義務付けられている場合)
    • 雇用契約
    • 能力評価と教育歴
  2. 第三者からの情報
  3. 当社は、応募に関連して、および面接プロセスの一環として、他の情報源から応募者に関する情報を適用法で認められる範囲で入手する場合があります。たとえば、当社は、身元保証人、雇用調査会社、本人確認サービス会社、身元調査サービス会社、インターネットのその他ウェブサイトなど、第三者からの提供により応募者の情報を取得します (第三者のプライバシーポリシーが適用されます)。たとえば、応募者は、プロフェッショナルソーシャルメディアサイト (LinkedIn など) に第三者が保存している特定個人情報へのアクセス権を、当社に提供することを選択できます。

  4. 応募者が応募サイトを訪問することにより、当社が収集する情報
  5. 応募者が応募サイトを訪問する際に、当社は、cookie、その他の追跡テクノロジーを使用して、当社のウェブサイトへのアクセスに関して特定情報を収集する場合もあります。

    詳細については、当社の「cookie ポリシー」をご確認ください。

情報の使用方法

当社は、次のような人材採用および人事管理の目的で、グローバルレベルで応募者に関して収集した情報を使用する場合があります。

  • 応募の処理と評価、仕事への適格性評価、採用の決定、採用/雇用プロセスの管理/改善など、人事管理の職務と活動の実施およびサポートのため
  • 雇用関連法および福利厚生関連法に基づく義務の遂行のため
  • 職場の安全と従業員の健康を管理するため
  • 福利厚生、報酬、人的資源、トレーニングに関する計画/プログラムへの従業員の参加を管理するため
  • 将来の採用機会を応募者に通知するため (そのような目的で通知を受けたくないと当社に伝えない限り)
  • 法的義務および内部ポリシーを遵守するため
  • 事業活動の管理と実施のため (会社の資産と人材の割り当て、プロジェクト管理、記録管理、監査証跡またはその他の報告ツールの編集、合併/買収/売却/再編/廃業/企業統合の管理など)
  • オンラインキャリアポータルを管理し、適用される法律で認められる範囲で身元やその他の採用前調査を実施するため

採用された場合、応募者情報は雇用に関連して使用される場合があります (たとえば、雇用記録の作成、福利厚生やトレーニング計画/プログラムへの従業員参加の管理、または内部システムへのアクセス許可などのオンボーディングアクティビティの実施)。

一般的に、採用応募者は秘匿性の高い個人情報 (健康、人種、民族、宗教、性的指向に関する情報など) を提供する必要はありませんが、自己判断でそのような情報を任意に提供できます。このような情報の提供に同意した場合、通常は、多様性を監視し、適切な作業環境を提供する目的でのみ使用されます (たとえば、障害者のアクセスが必要な場合)。採用または選考のプロセスでは、これらの情報は考査に使用されません。

ただし、特定の職務 (たとえば、米国連邦政府と連携した職務) については、法的義務を確実に遵守するために、国籍の告知を求める場合もあります。  適格性を判断するために必要であるため、この情報は採用プロセスで参照できます。

一部の国および一部の役職では、犯罪歴の調査および薬物スクリーニング検査を実施する必要がありますが、適用される法律でこれが必要とされる場合または許されている場合に限られます。  これらの調査/検査が実施される場合、この項目に関して当社が処理する情報はすべて極秘に扱われ、当社の採用または特定職務の適格性を評価する目的でのみ使用されます。

収集された情報の第三者提供

当社は、応募者データに含まれる個人情報を、以下のカテゴリの受領者に開示することがあります。

  • この応募者に関するステートメントに記述された目的で、特定の役職に関連している子会社および関連会社 (欧州連合およびスイス以外に所在する会社を含む)。この役職に対して、応募者の適格性が評価されます。
  • 上記の使用目的を含め、当社のためにサービスを提供するサービスプロバイダー。サービスプロバイダーが当社のためにサービスを実施する必要がある場合、当社の指示に従っている場合、または法的要件を遵守する場合に限り、当社はサービスプロバイダーが応募者データを使用または開示することを許可します。また当社は、サービスプロバイダーが応募者データのプライバシーとセキュリティを適切に保護するように要求しています。
  • 買収者 (あるいは買収者のエージェントおよび顧問) に対して、合併、買収または何らかの形態で当社の資産の全部もしくは一部を売却もしくは移転する場合(組織再編、解散または清算の場合を含む)であって、当社が保有する当社への応募者についての個人情報が買収者または譲受者に移転される資産に含まれるとき。売却、合併、または買収が生じた場合、この応募者に関するステートメントと一致する方法で応募者データを使用するように、当社は譲渡先に要請する合理的な努力を果たします。
  • 以下を行う管轄の法執行機関、規制当局、政府機関、裁判所、またはその他の第三者に対して: (i) 裁判所命令、管轄の法執行機関からの要請、またはその他の法的義務の遵守。(ii) 当社ウェブサイトの利用規約またはその他の契約条項の遵守または適用。(iii) ServiceNow または他者の権利、財産、または安全の保護。またはその他の法的義務の遵守。
  • 開示に関して応募者が同意したその他の人物に対して。

処理の法的根拠

応募者が欧州経済領域の出身者である場合、当社は通常、応募者の同意を得た場合、または処理に正当な理由がある場合 (たとえば、ServiceNow での勤務に関して応募を評価する場合) に限り、応募者から個人情報を収集します。この場合でも、データ保護の原則、基本的人権、自由に関する原則が優先されます。また、場合によっては、応募者から個人情報を収集する法的義務を負うこともあります。応募者から秘匿性の高い個人情報を収集する場合、当社は通常、応募者の明示的な同意がある場合、または雇用関連法に基づいてそのような情報を処理する義務がある場合にのみ収集します。

当社が応募者の個人情報を収集および使用する法的根拠について不明な点がある場合、または詳細情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

国際的な移転

当社およびそのサービスプロバイダーは、応募者のデータを、応募者が提供した地域とは異なる管轄地域 (米国など) に移転する場合があります。この応募者に関するステートメントは、データが処理されるあらゆる地域に適用されます。

ServiceNow, Inc. は、欧州連合、英国、およびスイスから米国へ移転される個人情報の収集、使用および保持について、米国商務省により規定される EU 米国間のプライバシーシールドフレームワークおよびスイス米国間のプライバシーシールドフレームワークを遵守します。プライバシーシールドフレームワークおよび ServiceNow が参加する範囲の詳細については、米国商務省によるウェブサイトをご覧ください。 https://www.privacyshield.gov/welcome

応募者が欧州経済領域 (以下「EEA」) からの訪問者である場合、EEA 外に応募者の個人情報を移転する際に、次の方法により個人情報を保護します。

  • 欧州委員会が適切なレベルの個人情報保護を提供すると判断した地域でのみデータを処理する。
  • 応募者の個人情報を米国内の ServiceNow, Inc. に移転する場合、上記のプライバシーシールドの条項に従ってデータを処理する。
  • またそれ以外の場合、欧州委員会によって採択された標準契約条項の適用など、個人情報を保護するための適切なセーフガードを実装する。

個人情報の国際的な移転に関して詳細な情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

セキュリティと機密性

当社は、偶発的なまたは違法な破壊、損失、改変、不正な開示、およびアクセスから応募者データを保護するために、適切な技術的および組織的対策を維持します。応募者データにアクセスできる当社の従業員は、その情報の機密性と安全性を保つ必要があります。

保持

より長い保持期間が法律で求められていない限り、当社は応募者データを次の条件で保持します。継続的で正当なビジネスニーズがある場合。またはこの応募者に関する声明で概説された目的を果たすためにデータが必要とされている期間。また、他の雇用機会で応募者を評価する場合で、なおかつ、応募者データのそのような保持が法律で許可されている場合、そのような目的での応募者データの保持を応募者が拒否していない限り、当社は応募者データを保持することがあります。

法律で許可または要求されている場合、当社はいつでも応募者データを削除できます。応募者の個人情報を処理する継続的で正当なビジネスニーズがない場合、当社はデータを削除または匿名化します。これらの操作を実行できない合理的な理由がある場合、応募者の個人情報を安全に保管し、削除が可能になるまで以降の処理から分離します。

プライバシー権

当社は応募者データに関する特定の権利を応募者に付与します。

  • 応募者が自身の個人情報の参照、修正、更新を望んでいる場合、または削除を要請する場合で、なおかつ、当社が使用する応募ツール内でこれらの操作を実行できない場合、応募者は privacy@servicenow.com にメールを送信できます。応募者は採用担当者または人事担当者に問い合わせることもできます。
  • 特定の管轄区域 (たとえば、欧州経済領域) は、適用法に基づいて居住者に特定のプライバシー権を付与しています。自身の個人情報の処理に異議を唱える、個人情報処理の制限または停止を求める、個人情報の提供を求めるなど、この権利を行使しようとする応募者の要請に、当社は該当するデータ保護法に従って対応します。適用法に従い、応募者は、応募者データへのアクセス、関連情報の受け取り、データの更新、不正確さの修正、データ処理の制限/停止などを求める権利、データの消去/削除/提供 (該当する場合、または適用法で許可されている場合) を求める権利を有しています。応募者は、privacy@servicenow.com にメールを送信できます。また、以下の「お問い合わせ」の連絡先に問い合わせることもできます。
  • さらに、当社が応募者の同意を得て応募者データを処理している場合、いつでも当社に連絡して同意を取り消すことができます。
  • 当社による個人情報の収集および使用に懸念がある場合、応募者はデータ保護当局に異議を申し立てる権利を有します。  詳細については、管轄地域のデータ保護機関にお問い合わせください。欧州経済領域、スイス、および欧州外の特定国 (米国およびカナダを含む) のデータ保護当局については、こちらから連絡先の詳細を確認できます。

当社は、適用されるデータ保護法の要件に従って、このような要請に対応します。  応募者の要請に対応する場合、本人確認のために特定情報の提供を応募者に求めることがあります。

応募者に関するステートメントへの変更

当社は、本ポリシーを適宜更新または変更する権利を留保します。この応募者に関するステートメントに変更を加える場合、適切なオンライン通知機能、またはその他の手段 (連絡先がわかる場合、メールによる通知を含む) を使用して採用応募者に通知します。さらに適用法で求められている場合は、応募者の同意も確認します。 

連絡先情報

この応募者に関するステートメント、および当社のプライバシー慣行に関する質問もしくはコメントがある場合、または情報の更新、変更、削除、もしくはその他の権利の行使が必要な場合、さらに採用応募者が欧州経済領域外に居住の場合は、 当社の privacy@servicenow.com にご連絡ください。

または

ServiceNow, Inc. 

宛先: Privacy

2225 Lawson Lane

Santa Clara, CA 95054

 

欧州経済領域に居住する採用応募者の場合、次のアドレスまでお問い合せください。

ServiceNow Nederland B.V. (データコントローラー)

宛先: Legal Department

Hoekenrode 3

1102 BR Amsterdam

オランダ

E‑mail: legalnotices@servicenow.com

// 2020 年 2 月 23 日のコメント // 本番環境のページロードの遅さを修正するため // ローンチにより追加できるかどうか後で Zan および Alex と確認する // 2020 年 2 月 23 日のコメント // 本番環境のページロードの遅さを修正するため // ローンチにより追加できるかどうか後で Zan および Alex と確認する

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